Auto van de zaak: wat moet je als werkgever weten?
Een auto van de zaak is een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde voor veel werknemers. Maar als werkgever moet je ook rekening houden met de fiscale en administratieve gevolgen van het ter beschikking stellen van een auto aan je personeel. In dit blog leggen we uit wat er komt kijken bij een auto van de zaak en geven we je enkele tips om kosten en rompslomp te besparen.
Bijtelling: hoe werkt het?
Als je werknemer de auto van de zaak ook privé gebruikt, moet hij of zij daar belasting over betalen. Dit heet de bijtelling. De bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van de auto dat wordt opgeteld bij het brutoloon van de werknemer. Over dit bedrag moet je als werkgever loonbelasting, premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw inhouden. De bijtelling geldt voor alle privékilometers die de werknemer rijdt, dus ook voor woon-werkverkeer.
Het percentage van de bijtelling hangt af van de CO2-uitstoot en de datum van toelating van de auto. In 2022 gelden de volgende percentages:
- 16% voor auto's zonder CO2-uitstoot, zoals waterstofauto's of auto's die volledig op zonnecellen rijden.
- 16% voor elektrische auto's tot een cataloguswaarde van € 35.000. Daarboven geldt 22%.
- 22% voor alle andere auto's.
Deze percentages gelden voor een periode van 60 maanden, gerekend vanaf de eerste dag van de maand waarin de auto voor het eerst op kenteken is gezet. Na deze periode wordt het percentage opnieuw vastgesteld op basis van de dan geldende regels.
Eigen bijdrage: wat zijn de mogelijkheden?
Je kunt met je werknemer afspreken dat hij of zij een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de auto. Dit kan een manier zijn om de kosten van de auto te delen of om het privégebruik te beperken. De eigen bijdrage mag je in mindering brengen op de bijtelling, mits je aan een aantal voorwaarden voldoet:
- De eigen bijdrage moet schriftelijk zijn vastgelegd als een bijdrage voor het privégebruik van de auto.
- De eigen bijdrage mag niet hoger zijn dan het bedrag van de bijtelling.
- De eigen bijdrage moet daadwerkelijk worden betaald aan jou als werkgever
Let op: als je werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het gebruik van de laadpaal aan huis, de laadkosten, de parkeerkosten of andere zaken die horen bij de auto, mag je deze niet in mindering brengen op de bijtelling.
Geen bijtelling: hoe regel je dat?
Als je werknemer de auto van de zaak niet privé gebruikt, hoeft hij of zij geen bijtelling te betalen. Dit is het geval als de werknemer niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met de auto. Om dit aan te tonen, moet je werknemer een rittenadministratie bijhouden en een 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen bij de Belastingdienst. Een kopie van deze verklaring moet je als werkgever bewaren in je administratie.
Voor bestelauto's gelden andere regels om geen bijtelling te hoeven betalen:
- Je kunt je werknemer verbieden om de bestelauto privé te gebruiken. De bestelauto moet dan aan het einde van de dag achterblijven op het bedrijfsterrein.
- Je kunt met je werknemer een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' afsluiten. De werknemer mag dan geen enkele kilometer privé rijden met de bestelauto en hoeft geen rittenadministratie bij te houden.
- Je kunt een eindheffing van € 300 per jaar betalen voor het privégebruik van de bestelauto. Dit kan alleen als de bestelauto doorlopend afwisselend wordt gebruikt door meerdere werknemers.
Tips voor de werkgever
Als je een auto van de zaak aanbiedt aan je werknemers, kun je met een aantal zaken rekening houden om kosten en administratie te besparen:
- Kies voor een zuinige of elektrische auto met een lage bijtelling. Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor de portemonnee van jou en je werknemer.
- Maak duidelijke afspraken met je werknemer over het privégebruik van de auto, de eigen bijdrage en de rittenadministratie. Leg deze afspraken schriftelijk vast in een contract of bedrijfsregeling.
- Controleer regelmatig of de afspraken worden nageleefd en of de verklaringen nog geldig zijn. Bewaar alle documenten die te maken hebben met de auto van de zaak in je administratie.
- Houd rekening met mogelijke nieuwe ontwikkelingen op het gebied van fiscale regels, milieunormen en technologische innovaties. Zo kun je tijdig inspelen op veranderingen die invloed kunnen hebben op je keuze voor een auto van de zaak.
Bronnen:
- Auto van de zaak: Hoe zit het met de bijtelling? - FNV
- Een auto voor jouw werknemer? Dit komt er bij kijken | De Zaak
- Auto van de zaak: hoe zit het met bijtelling en eigen bijdrage?
R. Leichel Consultancies, uw vertrouwde belastingconsulent, is gespecialiseerd in een breed scala aan belastingzaken. Wij streven naar het optimaliseren van uw belastingteruggaven, een winst waar u als klant van profiteert. Onze toewijding aan u stopt nooit. Neem contact met ons op voor de hulp die u nodig heeft.